Begin van 2019 zat ik verbaasd naar mijn gmail account te kijken, want wat bewaar ik toch allemaal. Ongeorganiseerd en totaal geen structuur te vinden. Tijd om dat eens te verbeteren dacht ik! Ik deel gelijk wat tips die ook voor jullie misschien wel handig zijn voor jullie.
Ik maak dus gebruik van een gmail account omdat ik dit echt het prettigst vind werken, ook in combinatie met de google agenda werkt dit echt heel goed. Ik maak er alleen af en toe een troep van en vergeet bijvoorbeeld mails af te handelen of weg te gooien. Tijd om eens structuur in te brengen, maak je inbox eens schoon!!
Schrijf je uit voor alle onzin nieuwsbrieven
Ken je dat, dat je 20 nieuwsbrieven krijgt van bedrijven waar je eigenlijk niks mee doet. Je hebt ooit eens je mail adres in moeten vullen omdat je iets besteld hebt. Je hebt er alleen geen interesse meer in en verwijderd ze iedere dag netjes of ze slingeren tussen de belangrijke mails. Tip, schrijf je gelijk uit! Iedere keer als je ze binnen krijgt, gelijk afmelden. Dit kan je meestal door onderaan de mail ergens op afmelden te klikken. Dit scheelt zoveel chaos.
Maak overzichtelijke mappen
Mails die je moet bewaren of die belangrijk kunnen zijn voor een later moment. Maak geordende mappen zoals werk, privé en blog bijvoorbeeld. Hier kun je dan ook nog submappen in maken. Zorg dat je inbox voor de rest leeg is en al het belangrijke in mappen zit. Ik ben hier echt enorm schuldig aan en laat alles altijd gewoon lekker in mijn inbox map staan.
Ook is het af en toe handig om oudere mappen te bekijken of er niet iets gewoon echt weg kan. Ik had bijvoorbeeld een stage map van mijn MBO met alle mail contact die ik toen had. Na 10 jaar niet echt meer nodig lijkt me…
Bewaar alleen de laatste
Reactie op reactie, verwijder alles behalve je laatste mail waarin heel de conversatie te lezen is. Op een gegeven moment weet je namelijk niet meer welke nou eigenlijk de laatste is en waar je je antwoorden kunt vinden.
Spam!
Spam loopt bij mij altijd vaak goed vol. Ik kijk er eens een keer vluchtig doorheen maar laat de rest lekker staan. Eens per week je spam doorkijken is eigenlijk wel slim want er kan ook per ongeluk wel een belangrijke mail tussen zitten die dus eigenlijk niet in de spam hoorde. Ik heb het pas nog gehad, bellen naar een bedrijf en dan te horen krijgen misschien staat het in uw spam… tja dat verwacht je niet.
Een lege inbox geeft zo’n fijn gevoel! Ik ga het iedere week in mijn planner bijhouden en meld op mijn to do email netjes te archiveren. Als het eenmaal goed is georganiseerd met overzichtelijke mappen is dit in ieder geval goed bij te houden.
Heel herkenbaar. Misschien dat ik na je stukje ook eens aan de slag moet